Admin 101: Trasferimento nel tuo nuovo ufficio

Se oggi entrassi nel mio ufficio amministrativo, noteresti una disposizione diversa da quella del tipico ufficio di facoltà. Qualche esempio:

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Se oggi entrassi nel mio ufficio amministrativo, noteresti una disposizione diversa da quella del tipico ufficio di facoltà. Qualche esempio:

Insomma, negli anni da preside, ho cercato di progettare e arredare il mio ufficio pensando ai colleghi e alla collaborazione. Mi rendo conto che potrei trovarmi (letteralmente) in una posizione di privilegio in uno stato e in un'università che sostiene generosamente strutture e attrezzature per l'amministrazione, la ricerca e l'insegnamento. Ma il punto qui è che quando diventi un amministratore, qualunque sia il tuo budget, dovrai spostare il tuo modo di pensare allo spazio del tuo ufficio e alle cose per prendere in considerazione l’utilità e l’opinione pubblica.

Ultimamente nella rubrica Admin 101, ho scritto su cosa aspettarti quando ti occupi dei tuoi affari e ti viene improvvisamente offerta una posizione di leadership imprevista. Nel conto alla rovescia per il tuo primo giorno di lavoro imprevisto, ho esplorato la transizione mentale che porta a diventare un presidente "ad interim" o "ad interim", preside associato, direttore laureato, preside o oltre. Passiamo ora ai grandi e piccoli preparativi logistici che dovrete fare per garantire un buon inizio.

Non esagerare con la ristrutturazione dell'ufficio. Per ragioni simboliche e pratiche, una nomina improvvisa alla guida di incerta longevità non dovrebbe mai essere un’opportunità per scatenarsi sulle spese d’ufficio (anche se alcune persone lo fanno). Cerca di limitare i tuoi acquisti agli articoli necessari per svolgere il lavoro.

Ma dipende anche dalle circostanze.

Diciamo che stai assumendo la posizione di presidente di un piccolo dipartimento. Potrebbe non avere un ufficio separato per te. È molto probabile che qualunque sia la configurazione del computer, i poster dei film e la macchina per il caffè che già possiedi potrebbero servire ai tuoi compiti eventualmente temporanei. Forse potresti voler acquistare quel secondo monitor o un paio di sedie extra. Ma nel complesso, sarebbe considerato pretenzioso e allarmante coinvolgere un designer di interni e un team di revisione audiovisiva.

La situazione è diversa se diventi preside o vicerettore con un vero e proprio ufficio amministrativo. Il precedente occupante della posizione potrebbe aver preso tutto, compresi i mobili, per liberare lo spazio. In tal caso, le persone capiranno sicuramente se desideri installare abbastanza tavoli, sedie e tecnologia per svolgere il lavoro. Ma anche allora, pecca per eccesso di modestia; mantieni il design del tuo ufficio sobrio e funzionale.

Tuttavia, per motivi di apparenza, non evitare di acquistare ciò di cui hai bisogno per avere successo nel lavoro, anche per un lavoro temporaneo. Agli amministratori accademici viene chiesto di bilanciare le esigenze dei componenti e le proprie esigenze rispetto ai fondi e alle risorse disponibili. Quando ti trasferisci improvvisamente in una nuova posizione di leadership, potresti non renderti conto che la tua capacità di svolgere bene il lavoro implica determinati requisiti fisici.

Ad esempio, i membri della facoltà in genere incontreranno una o due persone al massimo nei loro uffici. Come preside, tuttavia, incontro costantemente gruppi di varie dimensioni. Ho installato un tavolo rotondo nel mio ufficio che consente un incontro intimo da due a quattro persone. Ho anche un tavolo più lungo nell'ufficio esterno dove posso tenere riunioni fino a una dozzina di persone. Nel corso del tempo ho aggiunto altri accessori per facilitare la discussione e l'interazione, come un monitor dedicato per ogni tavolo in modo da poter visualizzare grafici, fogli di calcolo e documenti. Ora, post Covid, ho aggiunto un sistema video-audio Owl che consente la piena interazione con i partecipanti online.